As reuniões por zoom e meet dão lugar ao retorno das viagens corporativas, embora proveitosas, diferentemente de ligações, devem ser planejadas com bastante antecedência, como explica o CEO da Kennedy Viagens Corporativas, que lista também principais dicas sobre o assunto. A forma que as viagens são gerenciadas trazem algumas preocupações para as empresas, que temem imprevistos, como atrasos e acidentes.
É importante saber o que deve ou não ser feito na viagem, para que os colaboradores não a confundam com uma viagem a lazer e evitem gastos excessivos, mantendo o foco no objetivo da viagem. O ideal é controlar os gastos desta viagem, ou seja, ter um sistema que permita gerenciar todas as despesas com controle orçamentário de cada item destas despesas para permitir uma conferência mais assertiva dos itens gastos com o adiantamento realizado pela empresa.
Às vezes, o ideal é buscar uma empresa para facilitar o planejamento das viagens, fazendo a intermediação entre o colaborador e a empresa durante a viagem.
A maioria das empresas buscam gastar o menor dinheiro possível nas viagens. Existem algumas maneiras de minimizar esses gastos: quando se trata de viagem ao exterior, o ideal para compra de moedas é ir comprando gradualmente e ir efetuando um preço médio do valor dela, pois nunca se sabe se a moeda irá aumentar ou diminuir.
Outro aspecto importante é saber conciliar, o bem-estar e conforto dos colaboradores com o orçamento da viagem. Algumas empresas permitem dentro de sua política de viagem que o funcionário amplie sua viagem, para uma ocasião de lazer, chamado de Bleisure. Desde que a hospedagem seja bancada pelo próprio passageiro, algumas empresas permitem este tipo de prática, que no final, acaba aumentando o nível de satisfação.
Em viagens, a trabalho ou turismo, é normal ocorrerem imprevistos, mas ainda assim é importante se planejar para causalidades. Sugerimos três coisas: chegue com bastante antecedência no aeroporto, faça um bom seguro viagem e coloque rastreadores nas malas, isso evitará dor de cabeça caso algum problema aconteça. Dentro do Brasil o seguro viagem é importante mas é pouco utilizado.
Por fim, é importante manter a atenção aos indicadores, para acompanhar e dar suporte para quem está na viagem, e também para melhorar a preparação em futuras viagens.
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